FAQ Teilnehmermanagement
Benutzer / Kunden
Kann ich selbst Notizen zu den Häusern hinterlegen?
Im Navigationsmenü unter Anbieter gelangen Sie in den Hotelcontent. Wählen Sie den Anbieter, bei dem Sie Informationen hinterlegen wollen, durch einen Klick auf den Eintrag aus.
Sie befinden Sich nun im Hoteleintrag. Ihre Informationen zum Anbieter hinterlegen Sie am Ende der Seite, unter Notizen / Hinweise. Diese Notiz ist nur für Ihre Agentur sichtbar. Legen Sie eine Notiz für eine Organisation an, ist diese nur in der Organisation sichtbar.
Wird der Anbieter erneut ausgewählt, befindet sich im Anbietereintrag ein rotes Informationsdreieck. Wenn Sie mit dem Curser kurz über diesem Feld anhalten, öffnet sich das Notizfeld.
Was ist eine Arbeitsgruppe?
Arbeitsgruppen unterstützen Sie dabei, den gemeinsamen Zugriff auf Anfragen zu organisieren. Angenommen alle Kollegen eines internen Teams „Eventorganisation“ benötigen Zugriff auf alle Anfragen, die von Kollegen dieses Teams angelegt werden. Dann werden mit Hilfe einer Arbeitsgruppe alle Anfragen direkt mit den Kollegen geteilt.
Erweitert sich Ihr Team durch neue Kollegen, können Sie diesen (auch ohne Arbeitsgruppe) Zugriff auf einzelne oder alle Anfragen geben. Arbeitsgruppen erleichtern diesen Vorgang jedoch erheblich. Wechselt ein Kollege in ein anderes Team, behält er Zugriff auf die Anfragen des alten Teams. Das verhindern Sie mit Arbeitsgruppen.
Legen Sie dazu einfach eine Arbeitsgruppe an, in unserem Beispiel „Eventorganisation“, und teilen Sie alle Anfragen mit dieser Arbeitsgruppe. Alle Mitglieder der Arbeitsgruppe haben Zugriff auf die Anfragen, neue Mitglieder erhalten automatisch Zugriff. Verlässt ein Kollege das Team, nehmen Sie ihn aus der Arbeitsgruppe. Er hat dann sofort keinen Zugriff mehr auf die Anfragen.
Was ist eine Organisation?
Als Agentur können Sie Organisationen anlegen. Haben Sie mehrere Kunden-Benutzer / Anfrager eines Unternehmens, dann können Sie diese einer gemeinsamen Organisation zuordnen.
Bestimmte Einstellungen (z. B. Darstellung der MICE-Plattform oder E-Mail-Texte) können Sie dann für alle Benutzer gemeinsam vornehmen. Benutzer innerhalb einer Organisation können sich gegenseitig Zugriff auf einzelne Anfragen geben oder Sie legen Benutzer mit besonderen Rechten an, die dann selbst, die Benutzer und Einstellungen innerhalb der Organisation verwalten können.
Kann ich Kollegen Zugriff auf meine JobIDs geben?
Ja, als Besitzer einer Anfrage können Sie Kollegen, welche ebenfalls als Benutzer in der ehotel® Plattform angelegt sind, innerhalb Ihrer Organisation Zugriff auf einzelne oder auf alle Ihre Anfragen (JobID) geben.
Gehen Sie in die bestehende JobID, öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie unter dem Punkt Teamwork aus, mit wem Sie die Anfrage teilen möchten. Sie können eine oder mehrere Kollegen aufnehmen bis hin zu ganzen Arbeitsgruppen.
Möchten Sie neue Anfragen automatisch mit Kollegen teilen, dann nehmen Sie die Benutzer in Ihren persönlichen Einstellungen unter dem Punkt Teamwork auf. Klicken Sie auf die unten stehende Markierung „Einstellung für alle bestehenden Anfragen übernehmen“ erhält der/die Kollege/in automatisch Zugriff auf Ihre gesamten Anfragen.
Hinweis: E-Mail-Benachrichtigungen zu den JobIDs erhalten nur der Besitzer und gegebenenfalls dessen Urlaubsvertretung.
Wie sieht ein Genehmigungsprozess in der ehotel® Plattform aus?
Ist für einen Nutzer ein Genehmigungsprozess erforderlich und möchte dieser einen Vertrag mit einem Anbieter schließen, kann er zunächst nur die „Genehmigung / Freigabe anfordern“.
Der Genehmiger erhält eine E-Mail mit einem Link. Die aufgerufene Seite enthält den Vertragsentwurf, sowie eine Kurzzusammenfassung aller anderen Angebote, inkl. der jeweiligen Gesamtkosten. Haben Sie intern beispielsweise die Vorgabe, mindestens 3 Angebote zum Vergleich einzuholen, können Sie dies innerhalb des Genehmigungsprozess sicher stellen.
Erst wenn die Freigabe von allen eingetragenen Genehmigern erfolgt ist, wird der Vertrag automatisch erstellt und an den Benutzer und den Anbieter zur Vertragsbestätigung versendet.
Lehnt der Genehmiger die Freigabe ab, erhält der Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Ablehnungsgrund.
Wie integriere ich Genehmigungsprozesse?
Der Genehmigungsprozess kann durch Agenturen und Benutzer mit dem Recht „Benutzer verwalten“ konfiguriert werden.
Sind in Ihrem Unternehmen Genehmigungsprozesse erforderlich, verwalten Sie diese in der ehotel® Plattform innerhalb Ihrer Organisation. Sie legen für Ihre Benutzer fest, ab welcher Höhe der voraussichtlichen Veranstaltungskosten – vor Vertragsbestätigung – eine Genehmigung bzw. eine Freigabe erfolgen muss.
Gehen Sie in die Einstellungen des Benutzers. Unter dem Punkt „Genehmigung / Freigabe anfordern“ geben Sie die Höhe der voraussichtlichen Veranstaltungskosten ein, ab welcher der Freigabeprozess startet. Dazu tragen Sie die E-Mailadresse des Genehmigers ein. Der Genehmiger muss kein Benutzer sein.
- Ist immer eine Genehmigung erforderlich, tragen Sie als Grenze 0 ein.
- Durch Hinzufügen geben Sie unterschiedliche Genehmiger für unterschiedlich hohe Kostengrenzen ein.
- Sind ab einer bestimmten Höhe zwei Genehmigungen erforderlich, tragen Sie beide Genehmiger durch Hinzufügen separat ein, mit der gleichen Kostengrenze.
Ich bin nicht im Büro. Kann ich eine Vertretung angeben?
Ja, bitte gehen Sie dazu in Ihr Konto und klicken Sie auf den Reiter „Einstellungen“. Im Feld „Urlaubsvertretung“ können Sie einen Kollegen auswählen. Für die Zeit der Urlaubsvertretung hat Ihr/e Kollege/in Zugriff auf alle Ihre Vorgänge und erhält eine Kopie aller E-Mail Benachrichtigungen.
Wann erhalte ich die ersten Angebote?
In der Regel antworten die Hotels und Locations innerhalb 24 Stunden mit einem Angebot. Mit der Angebotsabgabefrist in der Anfrage geben Sie den Anbietern einen Hinweis, innerhalb welcher Zeitspanne Sie das Angebot benötigen.
Die Abgabefrist ist auf 48 Stunden voreingestellt, das Datum jedoch frei wählbar. Nach 24 Stunden erhält der Anbieter eine automatische Erinnerung per E-Mail, mit der Bitte ein Angebot abzugeben. Zudem hat Ihr persönlicher ehotel® Ansprechpartner ein Auge auf die Angebotsabgabe und hakt gegebenenfalls zusätzlich nach.
Hinweis: Bei größeren Anfragen ist auch die Abgebotsabgabe umfangreicher, so dass die Anbieter hier unter Umständen mehr Zeit für die Abgabe des Angebots benötigen.
Wie gehe ich bei einer Standortverschiebung vor?
Sie können ganz leicht in zwei Schritten in der bestehenden Anfrage, Anbieter aus anderen Regionen anfragen. Im ersten Schritt öffnen Sie die JobID. Bleiben Sie auf „Anfrage bearbeiten“ und ändern Sie hier die Destination ab.
Wichtig: Vor dem Senden der Änderungen gehen Sie ans Ende der Anfrage und entfernen bei den aufgelisteten Anbietern das Häckchen für „Änderungen übernehmen“. So verhindern Sie, dass die ursprünglich ausgewählten Anbieter nochmals angefragt werden.
Im zweiten Schritt wählen Sie unter „Anbieter auswählen“ Ihre Favoriten an Hotels oder Locations für die neue Destination aus. Einfach den gewünschten Ort eingeben, auswählen und anfragen.
Die Anfrage ist bereits gestartet und ich muss noch Änderungen vornehmen. Wie gehe ich vor?
Solange noch keine Hotels oder Locations ausgewählt sind, können Sie jederzeit die Anfrage abändern, indem Sie die JobID öffnen, die Anfrage bearbeiten und die Änderungen speichern.
Haben Sie bereits Anbieter ausgewählt und angefragt, gehen Sie wie oben vor, schauen sich jedoch – vor dem Senden der Änderungen – die bisher angefragten Anbieter an. Diese sind am Ende der Anfrage aufgelistet. Bei Anbietern, die die Änderungen erhalten und hierüber benachrichtigt werden sollen, belassen Sie die gesetzten Häkchen. Bei Anbietern, für die die Änderungen nicht relevant sind, entfernen Sie die Häkchen.
Das gewünschte Optionsdatum und die Abgabefrist können Sie, wenn nötig, ebenfalls vor dem Absenden der Änderungen anpassen.
Wie gehe ich bei Stornierungen vor?
Wichtig ist, dass Sie alle Stornierungen über ehotel® vornehmen.
Für eine Stornierung rufen Sie die Angebotsübersicht der entsprechenden JobID auf. Wechseln Sie über den grünen Stift neben dem gebuchten Hotel oder der Location in den Bearbeitungsmodus und wählen Sie die Aufgabe „Veranstaltung stornieren“.
Danach werden Sie bereits darüber informiert, ob die Stornierung – laut Vertragsvereinbarungen – voraussichtlich kostenfrei oder kostenpflichtig ist. Sobald Sie den zu stornierenden Termin ausgewählt und die Stornierungsanfrage verschickt haben, erhält der Anbieter eine E-Mail mit der Bitte um Bestätigung.
Den Status der Stornierung können Sie jederzeit im Dashboard und in der JobID einsehen. Ist die Stornierung seitens des Anbieters bestätigt, erhalten Sie zusätzlich eine E-Mail.
Müssen Sie nur einzelne Leistungen wie zum Beispiel eine Kaffeepause oder Zimmer stornieren, dann nutzen Sie dafür den ehotel® MICE Messenger.
Was ist ein Abrufkontingent?
Ein Abrufkontingent wird immer dann gewählt, wenn bei Gruppenreservierungen die Übernachtungswünsche im Vorfeld nicht bekannt sind.
Mit einem Abrufkontingent hält Ihnen der Anbieter eine definierte Anzahl von Zimmern bis zu einem vereinbarten Datum frei. Bis zu diesem Datum rufen Sie, oder Ihre Gäste selbst, unter einem Stichwort oder einer Codenummer einzelne oder mehrere Zimmer ab. Die abgerufenen Zimmer sind damit zu den vorher vereinbarten Konditionen fest gebucht. Nicht abgerufene Zimmer stehen nach Ablauf des Abrufdatums dem Hotel wieder zum freien Verkauf zur Verfügung.
Im Gegensatz zum Festkontingent zahlen Sie oder Ihre Gäste nur die abgerufenen Zimmer.
Was ist der ehotel® MICE Messenger?
Ein Abrufkontingent wird immer dann gewählt, wenn bei Gruppenreservierungen die Übernachtungswünsche im Vorfeld nicht bekannt sind.
Mit einem Abrufkontingent hält Ihnen der Anbieter eine definierte Anzahl von Zimmern bis zu einem vereinbarten Datum frei. Bis zu diesem Datum rufen Sie, oder Ihre Gäste selbst, unter einem Stichwort oder einer Codenummer einzelne oder mehrere Zimmer ab. Die abgerufenen Zimmer sind damit zu den vorher vereinbarten Konditionen fest gebucht. Nicht abgerufene Zimmer stehen nach Ablauf des Abrufdatums dem Hotel wieder zum freien Verkauf zur Verfügung.
Im Gegensatz zum Festkontingent zahlen Sie oder Ihre Gäste nur die abgerufenen Zimmer.
Kann ich nach Vertragserstellung noch Änderungen vornehmen?
Ja! Gehen Sie in die Angebotsübersicht Ihrer Anfrage (JobID) und öffnen Sie neben dem Anbieternamen unser Chat-Tool – den ehotel® MICE Messenger.
Ist der Inhalt der Nachricht vertragsrelevant, bitten Sie um eine Bestätigung des Anbieters und setzen im Anschluss an die gesendete Nachricht das entsprechende Häkchen. Es wird ein Vertragszusatz mit den ausgewählten Nachrichten erzeugt, der – wie der gesamte Chat-Verlauf – revisionssicher am Vorgang (JobID) archiviert wird.
Kann ich eigenständig das Angebot nachverhandeln?
Ja! Klicken Sie in der Angebotsübersicht Ihrer Anfrage (JobID) auf das Stift-Icon (=bearbeiten). Wählen Sie die Aufgabe „Nachverhandeln“ aus. Es erscheint eine Übersicht der angebotenen Termine für Ihre Anfrage. Mit Klick auf den Button „Angebot nachverhandeln“ öffnet sich die Detailansicht des Angebots entsprechend der Anfrage.
Klicken Sie auf das Icon mit den Sprechblasen neben der Position, die Sie verhandeln möchten. Schreiben Sie Ihre Nachricht an den Anbieter in das Dialogfeld und schicken Sie diese mit dem Button „Nachverhandlung senden“ rechts neben der Detailansicht ab. Der Anbieter erhält eine E-Mail mit dem bereits abgegebenen Angebot und Ihren Wünschen.
In Ihrem Dashboard erscheint unter dieser Anfrage (JobID) der Hinweis „Warte auf Nachverhandlungsangebot: Anbietername“.
Der Anbieter kann zustimmen, ablehnen oder einen Gegenvorschlag unterbreiten.
Den Status der Nachverhandlung sehen Sie jederzeit auf Ihrer Startseite und in den jeweiligen JobIDs. Haben Sie sich für ein Angebot entschieden, erstellen Sie den Vertrag.
Wie kann ich einem oder mehreren Anbietern absagen?
Rufen Sie die Angebotsübersicht Ihrer Anfrage (JobID) auf. Mit dem Stift-Icon (=bearbeiten) neben dem Anbieter öffnen Sie den Bearbeitungsmodus. Wählen Sie die Aufgabe „Angebot absagen“.
Die Funktion „Mehrere Angebote absagen“ finden Sie unterhalb der Angebotsübersicht. Wählen Sie die Anbieter aus, denen Sie absagen wollen und bestätigen Sie. Alle ausgewählten Anbieter erhalten eine Nachricht mit Ihrem Absagegrund per E-Mail. Im Angebotsstatus wird Ihr Absagegrund übernommen.
Wie viele Hotels und Locations kann ich für meine Anfrage auswählen?
Sie können bis zu 5 Anbieter gleichzeitig anfragen. Wählen Sie darüber hinaus mehr Anbieter aus, stehen diese zunächst auf der Warteliste. Diese rücken automatisch nach, sobald unter den ersten 5 Anbietern Absagen eingehen.
Kann ich Hotels und Locations anfragen, die nicht in der Hotel- und Location-Datenbank gelistet sind?
Sollte Ihnen mal ein Tagungshotel oder eine Eventlocation fehlen, kontaktieren Sie bitte direkt Ihren ehotel® Ansprechpartner oder schreiben uns an servicecenter@ehotel.de. Wir prüfen dann umgehend Ihren Wunsch und informieren Sie sobald eine Aufnahme erfolgt ist.
Wie richte ich Erinnerungen ein?
Öffnen Sie die JobID für welche Sie Erinnerungen anlegen möchten und richten Sie beliebig viele davon unter dem Menüpunkt „Erinnerungen“ ein.
Das Erinnerungsdatum ist frei wählbar und kann über die Buchungsplattform im „Kalender“ oder in der JobID eingesehen werden.
Lassen Sie sich außerdem automatisch und rechtzeitig per E-Mail daran erinnern, die Teilnehmerdaten zum Anbieter zu senden oder die Deko für Ihre Veranstaltung zu bestellen.
Tipp: Wir erinnern Sie automatisch per E-Mail an auslaufende Optionen und Fristen für eine kostenfreie Stornierung.
Wo schicke ich den Vertrag hin?
Nachdem Sie den Vertrag erstellt und geprüft haben, senden Sie die unterzeichnete Vertragsbestätigung an das E-Mail-Postfach servicecenter@ehotel.de oder per Fax an +49 30 473 73 0.
Das System ordnet den Vertrag anhand eines QR Codes automatisch der entsprechenden JobID zu. Hier können Sie den Vertrag jederzeit einsehen.
Tipp: Richten Sie sich über die Funktion „Erinnerungen“ Wiedervorlagen ein, um beispielsweise Teilnehmerlisten rechtzeitig an den Anbieter zu senden.
Kann ich den Vertrag einfach selbst erstellen?
Ja, sehr gerne! Öffnen Sie Ihre Veranstaltungsanfrage (JobID) und gehen Sie in die Angebotsübersicht. Klicken Sie auf den grünen Stift (=bearbeiten) neben dem Anbieter für den Sie einen Vertrag wünschen.
Wählen Sie die Aufgabe „Vertrag erstellen“ aus und prüfen (!) Sie in der Vertragsvorschau alle Details. Ist alles stimmig, klicken Sie rechts auf den Button „Vertrag senden“.
Der Vertrag wird automatisch erstellt und sowohl Ihnen als auch dem Anbieter per E-Mail zugesendet.
Was bedeutet Option?
Gewährt ein Hotel oder eine Location eine Option auf das Angebot, bedeutet dies, dass die angebotenen Räumlichkeiten bis zum Ablauf des Optionsdatums für Sie unverbindlich zu den angegebenen Konditionen reserviert werden.
Erhält der Anbieter für den gleichen Zeitraum eine zweite, ggf. auch lukrativere, Anfrage darf er die Räumlichkeiten erst nach Ablauf der Option, oder nach Rückgabe der Option durch Sie, an andere Kunden verkaufen.
Wenn Sie vom Hotel ein Angebot in 2. Option erhalten, liegt dem Hotel bereits eine Anfrage eines anderen Kunden vor, deren Optionsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Bis wann muss eine Entscheidung für oder gegen ein Angebot getroffen werden?
Legen Sie eine neue Anfrage an, haben Sie am Ende des Formulars die Möglichkeit ein Optionsdatum und eine Angebotsabgabefrist einzugeben.
Ihren Wunsch nach einer Option für das Angebot kann das Hotel je nach Möglichkeit bestätigen oder ablehnen, mit einem anderen Optionsdatum oder auch mit einer 2. Option beantworten.
Bis zum Ablauf des vom Hotel bestätigten Optionsdatums, können Sie in Ruhe das Angebot intern besprechen und zu einer Entscheidung finden. Können Sie wider Erwarten bis zum Optionsende keine Entscheidung treffen, fragen Sie beim Anbieter eine Optionsverlängerung an.
Hinweis: Nach Ablauf der Option gehen die von Ihnen angefragten Räumlichkeiten automatisch wieder in den freien Verkauf zurück.
Können wir Sie hier unterstützen? Kommen Sie gerne auf uns zu.
Ist die Registrierung für mich kostenfrei?
Ja, als Veranstaltungsplaner ist die Registrierung und die Benutzung der Buchungsplattform für Sie kostenfrei.
Wie arbeite ich mit Vorlagen?
Über den Reiter Vorlage gelangen Sie zu der Vorlagenübersicht. Hier erstellen, benennen, aktualisieren und teilen Sie Vorlagen.
Bei der Wiederholung Ihrer Veranstaltung legen Sie einfach eine neue Anfrage an, geben das Veranstaltungsdatum ein (!) und wählen aus den angebotenen Vorlagen aus.
Tipp: Teilen Sie die Vorlagen mit Ihrem Team. So stellen Sie auch im Vertretungsfall sicher, dass bei Ihren Veranstaltungen an alles gedacht ist.
Hotels / Locations
Kann ich das abgegebene Angebot nochmal einsehen?
Drucken Sie sich bei Angebotsabgabe das Angebot aus oder speichern Sie die Druckdatei ab.
Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich den Link zur Angebotsabgabe öffne. Warum?
Der Link ist aktiv bis die Angebotsfrist verstrichen ist. Aus technischen Gründen können Sie nach dieser Frist kein Angebot mehr abgeben.
Setzen Sie sich kurz mit unserem Team in Verbindung: +49 30 473 73 0. Wir klären gemeinsam, ob eine Angebotsabgabe noch gewünscht ist und schalten den Link gegebenenfalls wieder frei.
Warum wird die Kommission für Übernachtung/Zimmer/Logis mit 19 % besteuert?
Die Kommission wird mit 19 % MwSt. berechnet, da wir hier unsere eigene Dienstleistung in Rechnung stellen.
Auf alle unsere Leistungen, die wir in Rechnung stellen, in diesem Fall die Vermittlung von Übernachtungen, fällt aufgrund gesetzlicher Vorgaben die Mehrwertsteuer von 19 % an. Aus einem einfachen Grund: Wir sind kein Hotel und dürfen daher nicht vom reduzierten MwSt.-Satz Gebrauch machen.
Die Höhe der Kommission ist abhängig von der Höhe der Nettorate. Für die Berechnung der Nettorate berücksichtigen wir die jeweils gültigen gesetzlichen MwSt.-Sätze, die Sie auf Ihrer Rechnung an den Kunden ausgewiesen haben.
Wozu benötigt ehotel® nach Veranstaltungsende die Rechnungskopie?
Unsere Kunden nutzen die ehotel® MICE Plattform auch aus Gründen der zentralen Buchungssteuerung und strategischen Auswertungsmöglichkeit von veranstaltungsrelevanten Kennziffern. Um ein detailliertes Reporting zu gewährleisten, digitalisieren wir die abgerechneten finalen Buchungs- und Rechnungsdaten.
Die von Ihnen an den Kunden berechneten Leistungen sind Grundlage für die Berechnung unserer Kommissionshöhe. Damit diese im gemeinsamen Interesse korrekt abgerechnet werden kann, benötigen wir stets eine Rechnungskopie.
Personenbezogene Daten können Sie selbstverständlich unkenntlich machen.
Wie übermittle ich die Rechnungskopie am schnellsten?
Ganz einfach per Upload. Schnell und ohne Einloggen.
Nach der Veranstaltung erhalten Sie von uns eine E-Mail mit dem Betreff „Anforderung der Rechnungskopie …“. Über den darin enthaltenen Link kommen Sie zu unserem Webformular für den Upload von Rechnungsbelegen. Dort geben Sie auch alle Übernachtungen an, sofern diese nicht aus der Gesamtrechnung hervorgehen, Selbstzahler zum Beispiel.
Per Upload wird die Rechnung automatisch dem Vorgang (JobID) zugeordnet und Sie beugen unnötigen Rückfragen und Erinnerungen vor.
Im Webformular wird Ihnen die in Ihrem Anbietereintrag hinterlegte Rechnungsadresse angezeigt. Wenn nötig können Sie diese gleich an Ort und Stelle aktualisiseren.
Wird der Name des Kunden genannt?
Stimmt der Kunde zu, übermitteln wir mit der Anfrage an Ihr Haus auch den Firmennamen.
Spätestens mit Vertragsschließung werden Ihnen alle Kontaktdetails des Kunden genannt.
Während des Anfrage- und Buchungsprozesses können Sie jederzeit über den ehotel® MICE Messenger mit dem Kunden direkt in Kontakt treten.
Wie kann ich eventuell Einfluss auf die Entscheidung des Kunden nehmen?
Unser ehotel® Team freut sich über Ihren Anruf – und kann, solange die Kundenentscheidung noch aussteht, hier und da Anregung geben, was eventuell für eine Buchung hilfreich wäre. Oft, aber nicht immer, ist der Preis entscheidend.
Wie erhöhe ich die Aufmerksamkeit für meinen Eintrag?
Der erste Schritt ist immer viel Herzblut in Ihren Anbietereintrag zu stecken.
Danach haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihren Eintrag oder ein besonderes Angebot mit Hilfe von Online-Marketing nicht nur auf events.ehotel-meetings.de hervorzuheben.
Unser Team Hotelmarketing & Content berät Sie gerne und freut sich auf Ihre Nachricht an servicecenter@ehotel.de.
Wie sage ich eine Anfrage ab?
Sie haben die Anfrage per E-Mail erhalten. Nach Öffnung des darin enthaltenen Links stehen folgende Antwortmöglichkeiten beim Termin zur Wahl:
1. Termin ist möglich
2. Termin ist nicht möglich
3. Termin ist nur in 2. Option möglich.
Sollte Ihnen ein Angebot einmal nicht möglich sein, wählen Sie „Termin ist nicht möglich“. Die nächste Anfrage kommt bestimmt und wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.
Wie kann ich den Kunden persönlich erreichen?
Jegliche Kommunikation zur Anfrage findet über ehotel® statt.
Möchten Sie direkt mit dem Kunden in Verbindung treten, dann nutzen Sie unser Chat-Tool, den ehotel® MICE Messenger. Darüber kann Ihnen auch der Kunde jederzeit direkt eine Nachricht oder Fragen zukommen lassen. In dem Fall erhalten Sie eine Mail mit einem Link, über den Sie die Nachricht einsehen und beantworten können.
Wir haben keine Tagungsräume. Ist eine Listung dennoch interessant?
JA! Weil wir auch reine Zimmeranfragen bedienen. Erstellen Sie gleich Ihren kostenfreien Anbietereintrag.
Alles, was Sie zum Anbietereintrag, zur Angebotsabgabe oder zum Vertragsschluss wissen müssen, finden Sie hier in unserem FAQ.
Wie hoch ist die Kommission?
Wir vermitteln zu marktüblichen Kommissionssätzen und haben auch Vertragskunden, für die wir verhandelte Firmenraten buchen.
Die Kommission wird immer erst nach Veranstaltungsende einer erfolgreich vermittelten Buchung fällig. Entscheidet sich der Kunde für ein Angebot Ihres Mitbewerbers und gegen Ihr Angebot, zahlen Sie selbstverständlich keine Kommission. Die Kommissionsvereinbarung wird stets transparent bei Angebotsabgabe getroffen.
Gebe ich den Übernachtungspreis inkl. oder exkl. Frühstück an?
Die Preise für Logis und Frühstück werden aufgrund der unterschiedlichen Mehrwertsteuer-Sätze (Zimmer / Logis = 7 % / Frühstück = 19 %) getrennt angegeben. Dieser Punkt ist, bei erfolgreicher Buchung, wesentlich für die korrekte Abrechnung der mit Ihnen als Anbieter vereinbarten Kommission.
Hinweis: Angefragt und gebucht werden in der Regel immer Übernachtungen inkl. Frühstück.
Was muss ich bei der Angebotsabgabe beachten?
Vor Angebotsabgabe prüfen Sie alle Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Das ist umso wichtiger, da das Angebot Grundlage des späteren Vertrags ist, der automatisch aus Ihren Angaben erstellt wird.
Für alle vertragsrelevanten Inhalte, wie zum Beispiel Storno-Staffelungen, sind Felder vorgegeben. Für zusätzliche Hinweise nutzen Sie das Feld „Wichtige Informationen und Ergänzungen“ und setzen dies gegebenenfalls auf „vertraglich relevant“.
Fehlt Ihnen eine Eingabemöglichkeit? Sprechen Sie uns für einen Lösungsvorschlag einfach direkt an.
Die Angebotsfrist ist unbedingt einzuhalten. Kann das Angebot nicht in der gewünschten Frist abgegeben werden, halten Sie bitte Rücksprache mit Ihrem Ansprechpartner.
Wer ist mein Ansprechpartner für die Anfrage?
Jeder Kunde wird bei ehotel® von einem persönlichen Ansprechpartner betreut. Mit Eingang der Anfrage in Ihrem E-Mail-Postfach, teilen wir Ihnen den Namen und die Kontaktdaten des ehotel® Mitarbeiters mit.
Bekommen Sie mehrere Anfragen von ehotel®, so haben Sie bei unterschiedlichen Kunden, gegebenenfalls mehrere Ansprechpartner.
Mit Vertragsschließung liegen Ihnen die Kontaktdaten des Kunden vor. So können Sie Details zum Ablauf der Veranstaltung direkt miteinander absprechen.
Ich habe eine Anfrage erhalten, aber der Link lässt sich nicht öffnen. Warum?
Öffnen Sie den Link einfach mal in einem anderen Browser. In der Regel funktioniert es dann ohne Weiteres.
Mit wem schließe ich den Buchungsvertrag?
Alle Verträge, die über die ehotel® MICE Plattform geschlossen werden, werden zwischen dem Kunden und dem Anbieter geschlossen.
ehotel® tritt lediglich als Vermittler auf. Alle Rechte und Pflichten aus den Verträgen gelten für Kunde und Anbieter.
Wann erhalte ich den unterzeichneten Vertrag vom Kunden?
Mit Vertragsanforderung erhalten sowohl Sie als Anbieter als auch der Kunde eine zu unterzeichnende Vertragsbestätigung. Sobald beide Vertragspartner diese per Fax an +49 30 473 73 0 oder per E-Mail an servicecenter@ehotel.de zurück gesendet haben, ist der Vertrag geschlossen. Im Anschluss senden wir Ihnen die vollständigen Unterlagen automatisch per E-Mail zu.
Wer ist für die Pflege der Hotel- und Locationeinträge zuständig?
Wer könnte Ihr Hotel, Ihre Location, Ihr Angebot besser präsentieren als Sie. Mit Ihren Zugangsdaten haben Sie 7 Tage die Woche, 24 Stunden am Tag Zugriff auf Ihren Eintrag in unserer Hotel- und Location-Datenbank auf events.ehotel-meetings.de.
Aktualisierungen oder besondere Angebote geben Sie so unabhängig von Ort und Zeit einfach selbst ein. Halten Sie Ansprechpartner und Kontaktdaten auf dem neuesten Stand, damit Sie die Anfragen unserer Kunden schnellstmöglich erreichen.
Tipp: Veranstaltungsplaner achten auf gepflegte Einträge. Wenn Sie die Aufmerksamkeit für Ihr Angebot erhöhen wollen, ist die Pflege Ihres Eintrags der erste und noch dazu ein einfacher Schritt.
Was gehört in meinen Anbietereintrag?
Je besser und aktueller Ihr Eintrag gepflegt ist, desto wahrscheinlicher ist, dass unsere Kunden auf Ihr Angebot aufmerksam werden. Mit Fotos gepflegte Einträge erscheinen in der Suchergebnisliste des Kunden vor Einträgen ohne Fotos.
1. Kontaktdaten: Ansprechpartner und Kontaktinformationen für einen reibungslosen Ablauf von Anfrage und Buchung.
2. Beschreibung: Erzählen Sie von Ihrem Hotel, Ihrer Location, von Ihnen als Anbieter. Was haben Sie, was andere nicht haben. Warum ist genau Ihr Angebot das Richtige. Bringen Sie alles in kurzen Sätzen auf den Punkt.
3. Medien: Der erste Eindruck zählt und da nicht jeder Kunde eine Vor-Ort-Begehung einrichten kann, sind hier Fotos und gerne auch ein Video das Mittel der Wahl. Schenken Sie dem Vorschaubild besondere Aufmerksamkeit. Es ist das erste Foto, welches der Kunde sieht und sollte ihn sofort begeistern. Alle Anforderungen an die Medien finden Sie direkt an Ort und Stelle im Eintrag.
Wichtig:
Nutzer haben die Möglichkeit mittels Suchkriterien zu filtern. Tragen Sie daher in der Beschreibung unter Ausstattung unbedingt die Anzahl der Zimmer und Tagungsräume ein.
Was kostet mein Anbietereintrag ?
Der Eintrag und damit die Listung in unserer Hotel- und Location-Datenbank ist – kostenfrei – für alle Anbieter, ob Hotel mit und ohne Veranstaltungsräumen, ob Location oder Event-Dienstleister. Jeder Anbieter hat die gleichen Möglichkeiten sich unseren Kunden zu präsentieren.
Erstellen Sie gleich Ihren kostenfreien Anbietereintrag.
White Label / Agenturen
Wo passe ich die System-E-Mails meiner Agentur an?
Im Navigationsmenü unter Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, alle E-Mails mit Ihrem Theme und Ihren Texten individuell anzupassen.
Bitte beachten Sie dabei unbedingt die vorgegebenen Platzhalter {{ }} beizubehalten, und nicht zu verändern. Diese Platzhalter werden automatisch vom System ausgefüllt. Über die Auswahlliste im E-Mail-Feld werden Ihnen alle E-Mails angezeigt, die über das System verschickt werden. Bitte nehmen Sie sich die Zeit und passen alle E-Mails Ihrer Agentur an. Jeder Mail-Text ist in den weiteren Sprachen Englisch und Französisch hinterlegt und sollten ebenfalls angepasst werden.
Wie kann ich für meine Agentur Häuser ausblenden?
Soll für Ihre Agentur ein Anbieter nicht mehr angezeigt werden, können Sie diesen von der Anzeige ausschliessen. Dafür wählen Sie im Navigationsmenü unter Agentur den Reiter „Anbieter Sichtbarkeit“ und setzen den Anbieter dort auf die Blacklist.
Wo und wie öffne ich die Kommissionsvereinbarung für die Anbieter?
Hier gibt es 2 Möglichkeiten:
1. Kommissionvereinbarung für alle Anbieter öffnen
Gehen Sie im Navigationsmenü unter Agentur in Ihre Einstellungen. Dort ist Ihre Kommissionsvereinbarung hinterlegt. Durch das Setzen des Häkchens bei „Kommissionsvereinbarung durch Anbieter änderbar“ können Sie Ihre Kommissionsvereinbarung für alle Anbieter öffnen. Damit geben Sie jedem Anbieter die Möglichkeit einer individuellen Kommissionsvereinbarung mit Ihnen.
2. Kommissionsvereinbarung für einzelne Anbieter öffnen
Diese Einstellung nehmen Sie direkt in der Angebotsübersicht einer Anfrage vor, indem Sie das Häkchen bei „Provision bearbeitbar“ setzen. Der Anbieter kann nun bei Angebotsabgabe die Kommissionsvereinbarung abändern. Im abgegebenen Angebot erscheint im Kommissionsfeld die geänderte Kommission rot hinterlegt.
Was ist eine Arbeitsgruppe?
Arbeitsgruppen unterstützen Sie dabei, den gemeinsamen Zugriff auf Anfragen zu organisieren. Angenommen alle Kollegen eines internen Teams „Eventorganisation“ benötigen Zugriff auf alle Anfragen, die von Kollegen dieses Teams angelegt werden. Dann werden mit Hilfe einer Arbeitsgruppe alle Anfragen direkt mit den Kollegen geteilt.
Erweitert sich Ihr Team durch neue Kollegen, können Sie diesen (auch ohne Arbeitsgruppe) Zugriff auf einzelne oder alle Anfragen geben. Arbeitsgruppen erleichtern diesen Vorgang jedoch erheblich. Wechselt ein Kollege in ein anderes Team, behält er Zugriff auf die Anfragen des alten Teams. Das verhindern Sie mit Arbeitsgruppen.
Legen Sie dazu einfach eine Arbeitsgruppe an, in unserem Beispiel „Eventorganisation“, und teilen Sie alle Anfragen mit dieser Arbeitsgruppe. Alle Mitglieder der Arbeitsgruppe haben Zugriff auf die Anfragen, neue Mitglieder erhalten automatisch Zugriff. Verlässt ein Kollege das Team, nehmen Sie ihn aus der Arbeitsgruppe. Er hat dann sofort keinen Zugriff mehr auf die Anfragen.
Was ist eine Organisation?
Als Agentur können Sie Organisationen anlegen. Haben Sie mehrere Kunden-Benutzer / Anfrager eines Unternehmens, dann können Sie diese einer gemeinsamen Organisation zuordnen.
Bestimmte Einstellungen (z. B. Darstellung der MICE-Plattform oder E-Mail-Texte) können Sie dann für alle Benutzer gemeinsam vornehmen. Benutzer innerhalb einer Organisation können sich gegenseitig Zugriff auf einzelne Anfragen geben oder Sie legen Benutzer mit besonderen Rechten an, die dann selbst, die Benutzer und Einstellungen innerhalb der Organisation verwalten können.
Wie sieht ein Genehmigungsprozess in der ehotel® MICE Plattform aus?
Ist für einen Nutzer ein Genehmigungsprozess erforderlich und möchte dieser einen Vertrag mit einem Anbieter schließen, kann er zunächst nur die „Genehmigung / Freigabe anfordern“.
Der Genehmiger erhält eine E-Mail mit einem Link. Die aufgerufene Seite enthält den Vertragsentwurf, sowie eine Kurzzusammenfassung aller anderen Angebote, inkl. der jeweiligen Gesamtkosten. Haben Sie intern beispielsweise die Vorgabe, mindestens 3 Angebote zum Vergleich einzuholen, können Sie dies innerhalb des Genehmigungsprozess sicher stellen.
Erst wenn die Freigabe von allen eingetragenen Genehmigern erfolgt ist, wird der Vertrag automatisch erstellt und an den Benutzer und den Anbieter zur Vertragsbestätigung versendet.
Lehnt der Genehmiger die Freigabe ab, erhält der Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Ablehnungsgrund.
Wie integriere ich Genehmigungsprozesse?
Der Genehmigungsprozess kann durch Agenturen und Benutzer mit dem Recht „Benutzer verwalten“ konfiguriert werden.
Sind in Ihrem Unternehmen Genehmigungsprozesse erforderlich, verwalten Sie diese in der ehotel® MICE Plattform innerhalb Ihrer Organisation. Sie legen für Ihre Benutzer fest, ab welcher Höhe der voraussichtlichen Veranstaltungskosten – vor Vertragsbestätigung – eine Genehmigung bzw. eine Freigabe erfolgen muss.
Gehen Sie in die Einstellungen des Benutzers. Unter dem Punkt „Genehmigung / Freigabe anfordern“ geben Sie die Höhe der voraussichtlichen Veranstaltungskosten ein, ab welcher der Freigabeprozess startet. Dazu tragen Sie die E-Mailadresse des Genehmigers ein. Der Genehmiger muss kein Benutzer sein.
- Ist immer eine Genehmigung erforderlich, tragen Sie als Grenze 0 ein.
- Durch Hinzufügen geben Sie unterschiedliche Genehmiger für unterschiedlich hohe Kostengrenzen ein.
- Sind ab einer bestimmten Höhe zwei Genehmigungen erforderlich, tragen Sie beide Genehmiger durch Hinzufügen separat ein, mit der gleichen Kostengrenze.
Ich bin nicht im Büro. Kann ich eine Vertretung angeben?
Ja, bitte gehen Sie dazu in Ihr Konto und klicken Sie auf den Reiter „Einstellungen“. Im Feld „Urlaubsvertretung“ können Sie einen Kollegen auswählen. Für die Zeit der Urlaubsvertretung hat Ihr/e Kollege/in Zugriff auf alle Ihre Vorgänge und erhält eine Kopie aller E-Mail Benachrichtigungen.